La SFDM huile son système comptable

SFDM (Société française Donges Metz), en charge de l'exploitation d'un oléoduc, est entrée dans le groupe Bolloré en 2000. Afin de rationaliser et de moderniser son dispositif, l'entreprise a évolué vers les logiciels Sage 1000, tout en développant des accès distants via Citrix Metafame.

L'activité de SFDM consiste aujourd'hui, pour le compte des groupes pétroliers, des grandes surfaces et des distributeurs indépendants, à transporter des produits pétroliers et à les stocker dans I'un des quatre dépôts situés le long de l’ouvrage.
En un trimestre, la SFDM a du mettre en place un système plus complet.L’ancien dispositif exigeait des interfaces 'en dur' pour communiquer entre les différentes applications et manquait de souplesse. "Notre ancienne solution devenait difficile à maintenir et il est arrivé un moment ou il nous fallait impérativement unifier notre système", témoigne Emrnanuel Houdant, le Directeur Administratif et Financier.

Une solution bien dimensionnée, rapide à mettre en œuvre et économique

Au terme d'une mise en concurrence entre les principaux éditeurs du marche, les logiciels Sage 1000 s'avèrent les plus adaptes à la problématique de la SFDM. "Le coût était plus raisonnable – du simple au triple pour certaines propositions - et le temps de mise en œuvre nettement plus court"
"Ce choix nous était de plus préconisé par notre partenaire Self informatique avec qui nous travaillions depuis de nombreuses années et en qui nous avons toute confiance", motive Emmanuel Houdant. La décision est donc rapide, et actée début 2004.
"Le système devait être opérationnel avant le 30 juin 2004 en raison de la clôture semestrielle. Le respect du planning était donc impératif et avec l'appui et la compétence de Self Informatique, il a été tenu ... "

Une solution centralisée, mais accessible à distance, en couplant Sage et Citrix

Concrètement, le dispositif comprend les logiciels Sage 1000 sous SQL Server (Gestion Comptable & Financière, Immobilisations, et Trésorerie) ainsi que l'application de Gestion Commerciale Sage 100 SQL. La nouvelle solution est centralisée, mais la gestion commerciale est désormais accessible par des utilisateurs distants via Citrix Metaframe.

"La possibilité de rendre accessible le dispositif à distance constituait pour nous une condition sine qua none car nous souhaitions déléguer les opérations courantes liées à chaque dépôt pour gagner du temps et les responsabiliser. Techniquement, il fallait une solution peu gourmande en bande passante car les dépôts situés en rase campagne ne bénéficient pas d'accès ADSL. Self Informatique nous a donc proposé de combiner la solution Sage avec Citrix Metaframe", explique Emmanuel Houdant.

La passation de commandes et la gestion des stocks s'effectuent désormais directement par les responsables des dépôts. Ces derniers ne font pas de comptabilité ni de gestion commerciale, mais entrent dans le système les opérations courantes. Ils peuvent choisir les fournisseurs qu'ils souhaitent jusqu'à une certaine somme et gèrent les stocks de pièces détachées. Au final, l'application sert une quinzaine d'utilisateurs, dont huit dans les dépôts. Elle permet en outre d'ouvrir l'entreprise à l'utilisation de la base de données SQL Server de Microsoft et de bénéficier des possibilités de personnalisation des logiciels Sage 1000 ainsi que de la puissance du requêteur pour l'aide à la décision.

Migration en douceur... mais dans les temps

Impératif pour clore les comptes dans les temps, le planning du déploiement est totalement respecté.
Et il n'y a eu aucune dérapage financier !" apprécie Emmanuel Houdant. Très peu de développements spécifiques on tété nécessaires, hormis pour établier le reporting du suivi budgétaire. Afin de maîtriser plus rapidement l'outil, tous les utilisateurs ot participé au paramétrage. "Du coup, seuls deux jours de formation ont été nécessaires car ils étaient déja à pied d'oeuvre, d'autant que ce sont déja des utilisateurs de solutions Sage" se réjouit le directeur administratif et financier. Le paramétrage est terminé fin avril 2004.

Le nouveau dispositif a permis de gagner beaucoup de temps au quotidien. "Le passage de commandes est devenu ultra rapide. Un seul écran est aujourd'hui nécessaire, au lieu d'une multitude auparavant ! La suppression des interfaces 'en dur' entre deux systèmes qui ne se connaissaient pas nous simplifie également la tâche, notamment lors de la mise à jour des systèmes. Enfin, la décentralisation d'une partie des opérations en région a permis des décharger les utilisateurs au siège tout en responsabilisant les personnes en charge des dépôts", constate Emmanuel Houdant.

L'interconnexion entre les modules de Comptabilité, Trésorerie et Immobilisations de Sage 1000, et avant tout le lien avec la Gestion Commerciale, ont contribué à gagner en temps et en flexibilité, "le but étant d'éviter au maximum les doubles saisies manuelles". Mais surtout, conclut le directeur administratif et financier : "nous disposons aujourd'hui d'un système fiable et nous ne devons plus faire appel sans cesse à la maintenance comme aupravant !"